Jak zarządzać projektami w biurze tłumaczeń?
W niemal każdej dziedzinie branży usługowej zarządzanie projektami jest jak proces, który przebiega od A do Z według określonych reguł. Droga od pierwszego kontaktu z klientem do finalizacji zlecenia rzadko jest usłana różami, a znacznie częściej wymaga pełnego zaangażowania osoby odpowiedzialnej za projekt. Nie inaczej jest w przypadku biura tłumaczeń. Obecnie prężnie działające biura tłumaczeń nie narzekają na brak klientów. Od terminowej realizacji dużej liczby zleceń zależy renoma i "być albo nie być" firmy. Jak umiejętnie zarządzać realizacją dużej liczby projektów, dbając jednocześnie o terminowość i jakość tłumaczeń?
Automatyczny system zarządzania
Największym atutem biura są niewątpliwie doświadczeni tłumacze. Jednak prowadzenie biura to także cała masa czynności niezwiązanych bezpośrednio z tłumaczeniami językowymi. To także kontakt z klientem, ustalanie stawek, księgowość i inne czynności niezbędne do prawidłowego funkcjonowania w firmie. Aby nie wypaść z rynku przy dużej konkurencji, warto wdrożyć oprogramowanie ułatwiające zarządzanie w biurze. W dzisiejszych czasach dostępne są narzędzia, które łączą wiele podstawowych czynności związanych z prowadzeniem firmy w jeden zintegrowany system. Takim narzędziem jest XTRF.
Co to jest XTRF?
XTRF to potężne narzędzie służące do organizacji pracy biur tłumaczeń oraz działów firm i korporacji. Zakres działania programu XTRF jest bardzo szeroki. Obejmuje przygotowanie procesów związanych z wyceną, obsługą tłumaczeń oraz fakturowaniem. Program został opracowany w technologii Java. Umożliwia zdalne zarządzanie procesem z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Zintegrowany system pozwala na swobodny nadzór nad wszystkimi etapami i czynnościami, co znacznie upraszcza i skraca czas pracy.
Bazy danych i łatwy kontakt
Narzędzie XTRF pozwala na tworzenie baz danych:
- stałych klientów
- potencjalnych klientów, do których warto zwrócić się z ofertą
- podwykonawców i tłumaczy
- zrealizowane zlecenia
- cenniki
- Przychody i wydatki
Umiejętnie zarządzana baza danych klientów i podwykonawców pozwala na łatwą komunikację z nimi z poziomu platformy programowej w postaci poczty elektronicznej.
Księgowość i analiza przepływów finansowych
Program wyposażony jest w prosty w obsłudze system księgowy. Zajmuje się on automatyczną wysyłką faktur oraz kontrolą przeterminowanych płatności. Wchodzący w skład programu moduł Cash Flow pozwala na analizę prawdopodobieństwa wystąpienia przewidywanych przepływów finansowych. Rejestracja zrealizowanych zleceń pozwala na automatyzację kolejnych procedur projektowych.
Zarządzanie w chmurze
Oprogramowanie do zarządzania pozwala na pracę z niemal dowolnego miejsca, oszczędzając na kosztach lokalowych. Kierownik projektu może w każdej chwili komunikować się z tłumaczami, z których większość pracuje zdalnie. Wszystkie dane przechowywane są w "chmurze", co uwalnia je od przechowywania na nośnikach i umożliwia dostęp do wszystkich niezbędnych informacji o każdej porze dnia i nocy.
Wypróbuj XTRF za darmo przez 14 dni. Załóż konto próbne.
